Las cuentas anuales: qué son y para qué sirven

Todas las empresas tienen diferentes obligaciones contables ante el Registro Mercantil y la presentación de cuentas anuales es una de las más importantes. Entender qué son las cuentas anuales es clave, pues la mayoría de las personas tienen dudas sobre este término.

Si bien todas las empresas deben cumplir con la presentación de cuentas anuales, los autónomos no están obligados. Para elaborar este informe que se presenta anualmente, el fiscal debe contar con toda la documentación contable usada durante el año en cuestión.

Para evitar incurrir en errores, lo más aconsejable es realizar un inventario previo a cada balance. Este recurso permite llevar un control provisional y registrar debidamente los importes que corresponden en los diarios del Plan General de Contabilidad.

Definición de cuentas anuales

Las cuentas anuales son un documento contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa a lo largo de un ejercicio. Se componen de tres estados financieros:

• Balance de situación: Muestra el patrimonio de la empresa, es decir, sus activos (lo que tiene) y sus pasivos (lo que debe).
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Muestra los ingresos y gastos de la empresa, y determina su beneficio o pérdida.
• Memoria: Explica los estados financieros y proporciona información adicional sobre la empresa.

Como destacamos antes, muchas personas no comprenden qué son las cuentas anuales. En palabras simples, son documentos financieros que cualquier empresa está obligada a presentar anualmente ante el Registro Mercantil. La finalidad de esta presentación no es otra que dejar constancia clara y legal de la situación financiera de la empresa.

Obligaciones de presentación de cuentas anuales

Las cuentas anuales son obligatorias para todas las empresas, independientemente de su tamaño o actividad.

Deben presentarse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación por la junta general de accionistas.

¿Qué documentos reúnen las cuentas anuales?

Además de saber qué son las cuentas anuales, es importante tener clara la documentación que constituyen este documento. Las cuentas anuales también se conocen como Informe Financiero Anual y está conformado por un total de cinco documentos:

Balance de la situación

Este documento es clave para describir la valoración económica de todo lo que conforma la empresa. Dentro de este documento se resume datos de gran importancia para la empresa como:

• Activos: agrupan todos los bienes y derechos de una empresa determinada.
• Pasivos: aquí se consideran los gastos, deudas y fondos propios de la empresa.

Es importante destacar que el activo y pasivo debe ser igual para que el balance sea un documento válido.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Aquí se detallan todas las ventas anuales de la empresa y los gastos de operación. Además, se explican las ganancias o pérdidas obtenidas en el último año fiscal. Básicamente, comprende los ingresos y egresos empresariales a fin de mostrar un resultado neto al culminar un período contable. De acuerdo con esto, se dan dos escenarios:

• Positivo: en este caso, la empresa se ha beneficiado.
• Negativo: de ser así, la empresa ha tenido pérdidas.

Estado de cambios en el patrimonio neto

El ECPN expone todos los movimientos que repercuten en el patrimonio neto durante la actividad financiera de la empresa. Algunos de estos movimientos contemplados son:

• Transferencias hacia las cuentas de resultados.
• Ingresos y gastos reflejados en el patrimonio neto.
• El resultado de la operación en la Cuenta de Resultados.

Estado de flujos

Este documento forma parte de las cuentas anuales desde el año 2017. Describe las variaciones de ingreso y egreso de efectivo en un plazo de tiempo específico.

Memoria

Finalmente, este documento amplía toda la información expuesta en el resto de la documentación financiera. En resumen, agrupa aspectos como los hechos, metas, objetivos, entre otros. En términos generales, la memoria debe contener información explicativa sobre:

• La actividad de la empresa en cuestión.
• Todos los activos fijos, gastos de constitución, fondo comercial; que son indispensables para el funcionamiento de la compañía.
• Ingresos y pasivos devengados.
• Cualquier otra modificación en los cálculos de contabilidad.

Además de esto, en casos puntuales las cuentas anuales deben estar acompañadas de otros informes tanto corporativos como auditorías externas. Algunos de estos son los informes de gestión, auditoría, autocartera e impacto medioambiental.

¿Para qué sirven las cuentas anuales?

Las cuentas anuales sirven para:

• Proporcionar información a los inversores, socios y acreedores sobre la situación económica y financiera de la empresa.
• Comprobar la veracidad de la información financiera de la empresa.
• Servir de base para la toma de decisiones empresariales.

Teniendo claro qué son las cuentas anuales, es importante mencionar su utilidad. Este tipo de informe tiene como finalidad, documentar públicamente la situación económica de una empresa. Además, es clave para dar a conocer el estado de su patrimonio y resultados financieros durante el año fiscal.

La presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, acredita la contabilidad empresarial a un período específico, por lo que no puede modificarse. Las cuentas anuales son:

• Garantía de transparencia ante clientes, bancos, socios y proveedores.
• Prueba en procesos judiciales y administrativos.

Cabe precisar que cualquier persona que lo desee tiene derecho a solicitar cuentas anuales ante el Registro Mercantil.

¿Cuáles son los tipos de cuentas anuales?

Si bien es necesario saber qué son las cuentas anuales, es esencial también reconocer cuántos tipos existen. De acuerdo con el Plan General de Contabilidad, las cuentas anuales varían de acuerdo con el tamaño de la empresa y la información que contienen. Algunas de las más comunes son:

Cuentas anuales ordinarias

Todas las empresas tienen el deber de presentar este tipo de cuenta a menos que puedan presentar alguno de los otros tipos de cuentas anuales.

Cuentas anuales abreviadas

Estas cuentas son mucho más simples que las ordinarias. Para presentar este tipo de cuentas solo es necesario incluir la cuenta de resultados, el balance y la memoria. Todos estos documentos deben ser abreviados. El Real Decreto 151 del año 2007 establece algunos requisitos para presentar cuentas anuales abreviadas:

• Todas las partidas de los activos deben ser inferiores a 4 millones de euros.
• La cantidad neta anual de negociaciones no puede ser mayor a 8 millones de euros.
• El número de trabajadores contratados en el período no debe ser mayor a 50.

Cuentas anuales pyme

Estas cuentas anuales son sencillas, por lo que no supone mayor complejidad presentarlas. Las pymes tienen derecho a elegir entre presentar cuentas anuales ordinarias o pymes. En este caso, el Real Decreto determina que se pueden presentar estas cuentas en dos de los siguientes escenarios:

• Todas las partidas de los activos deben ser inferiores a 2.850.000 de euros.
• La cantidad neta anual de negociaciones no puede ser mayor a 5.700.000 de euros.
• El número de trabajadores contratados en el período no debe ser mayor a 50.

¿Cómo se presentan las cuentas anuales?

Después de revisar qué son las cuentas anuales y sus tipos más comunes, analicemos cuál es el proceso para presentarlas. Las consideraciones más importantes son:

• El ejercicio económico se contempla entre el primer día de enero y el último día de diciembre (del 1 de enero al 31 de diciembre). Desde el último día, las empresas cuentan con un plazo máximo de 90 días para formular las cuentas anuales.
• Desde la culminación del período contable, las empresas tienen un plazo de 120 días para legalizar los libros contables.
• Se pueden presentar las cuentas anuales por medio de papel, DVD, CD o en modalidad telemática.
• En un período de seis meses, la Junta General debe dar su aprobación de las cuentas anuales.
• Por último, el informe se presenta en el Registro Mercantil provincial, por lo que cada empresa debe acudir en función de su domicilio fiscal.

¿Qué empresas deben presentar las cuentas anuales?

En España, cualquier empresa que opera en modalidad de sociedad debe presentar cuentas anuales. Por ello, cualquier persona que tenga una compañía debe saber qué son las cuentas anuales para evitar sanciones. Cabe mencionar que esta obligación se extiende a todas las compañías incluyendo:

• Sociedades anónimas (SA).
• Sociedades de responsabilidad limitada (SL).
• Sociedades laborales.
• Sociedades cooperativas.
• Sociedades limitadas unipersonales.

Como destacamos antes, las empresas que cumplen con ciertos requisitos pueden presentar las cuentas anuales abreviadas. La única salvedad en el caso de este informe, son los trabajadores autónomos que no están obligados a presentar cuentas anuales.

¿Quiénes deben elaborar las cuentas anuales?

Los administradores de las empresas son los responsables de elaborar las cuentas anuales. Además, tienen que hacer la entrega ante el Registro Mercantil en un tiempo máximo de 3 meses desde que cierra el ejercicio.

El proceso es necesario a fin de que las cuentas anuales se inscriban y publiquen. De este modo, serán accesibles para la revisión por parte de socios, accionistas y cualquier tercero interesado.

¿Qué pasa si se omite la presentación las cuentas anuales?

Es fundamental saber qué son las cuentas anuales y cuándo presentarlas para evitar sanciones. Algunas de estas son:

• Incapacidad de registro de ningún tipo de documentos como modificación de estatutos, aumento de capital, entre otros.
• Publicación de la falta dándolo a conocer ante el Ministerio de Economía y Hacienda.
• Posibilidad de inicio de un proceso sancionatorio.
• Multas desde 1.200€ hasta 60.000€.

Estas son tan solo algunas de las sanciones que implica no saber qué son las cuentas anuales y, en consecuencia, no presentarlas. Las sanciones económicas son las más graves, pues repercuten directamente en las operaciones de la compañía. En cualquier caso, es necesario cumplir con esta responsabilidad para evitar sanciones.

Novedades cuentas anuales 2022 -2023

Dentro del modelo de cuentas anuales para el año 2022, se han introducido algunas novedades importantes. En la sección de datos generales de identificación, ahora se requiere que se incluya el porcentaje de mujeres que forman parte del órgano de administración, siendo este un dato de obligatoria presentación.

Adicionalmente, se ha incorporado una sección nueva dedicada a indicadores de sostenibilidad. En esta área, se alienta a las empresas a proporcionar datos voluntarios relacionados con aspectos medioambientales, como las emisiones de CO2, el consumo de energía y el consumo de agua. Es importante destacar que la presentación de estos datos es opcional, al menos por el momento.

Por otro lado, se ha eliminado la sección referente a la información relacionada con la pandemia de COVID-19. Estos cambios se aplican de manera uniforme a todos los modelos de cuentas anuales disponibles: individual, normal, abreviado y para pequeñas y medianas empresas (PYME).

Conclusión

Las cuentas anuales son un documento importante para cualquier empresa. Su presentación es obligatoria y sirven para proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa.