El procedimiento administrativo: estructura y fases

Se conoce como procedimiento administrativo al medio que tiene la Administración Pública para generar cualquier tipo de acto administrativo.

Todo esto, con la finalidad de asegurar la gestión pertinente por parte del órgano administrativo a cargo y la protección de los intereses generales tal y como se expresa en la Constitución Española.

Este tipo de procedimientos deben resolverse únicamente ante entidades administrativas y se deben sujetar también, a la regulación por parte del Poder Judicial por medio de la aplicación del recurso contencioso-administrativo.

¿Qué es el procedimiento administrativo?

Como bien destacamos antes, el procedimiento administrativo se trata de una serie de actos administrativos realizados para lograr una finalidad particular previamente definida por el ordenamiento jurídico.

Esto en función de elaborar actos resolutorios y, además, ejecutar actos declarativos antepuestos.

En palabras más simples, se puede definir al procedimiento administrativo como los trámites por los que dirige sus actos la Administración Pública.

Este tipo de gestión se regula en la Ley 39/2015 con fecha del 1 de octubre denominada como Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP).

Sin embargo, a causa de que la Administración Pública no usa un solo proceso, esta ley solo aplica como complemento para casos especiales. También, hay algunos procedimientos que salen de su potestad.

Esta definición tiene validez legal tanto en procesos administrativos como en cualquier otro, bien sea legislativo o judicial. Dentro de los procedimientos administrativos se encuentran actos en gestión, durante las diferentes etapas de los mismos.

Asimismo, un acto resolutorio que da por terminado el proceso.

En términos legales, actualmente se manejan dos tipos de definiciones para procedimiento administrativo:

1. Concepto estricto: por medio del que se determina la continuación de los actos para generar actos ejecutivos y declarativos.
2. Concepto amplio: por el que se agrupan todas las directrices y principios para la disposición en la forma de la creación del acto. En este punto, se consideran los requisitos de eficacia y validez, diferentes maneras de revisión, efectuación y posee garantías específicas y generales de dicho proceso.

¿Cuáles son las fases del procedimiento administrativo?

La estructura del procedimientos administrativo consta de tres fases: la fase de iniciación, la fase de instrucción y la fase de finalización.

1. Fase de iniciación

Este tipo de procesos se pueden iniciar de oficio o al criterio del interesado. En el primer caso, la solicitud es propuesta directamente por la Administración Pública. En cambio, en la segunda opción se deriva por medio de la petición por parte del interesado.

Antes de dar inicio al procedimiento, la entidad a cargo puede definir un plazo de tiempo para información o gestiones anticipadas a fin de constatar la importancia de comenzar el trámite.

En cualquier caso, esta etapa parte del acuerdo de iniciación. En este convenio, se definen ciertas normas preventivas para asegurar la eficacia en la resolución del procedimiento.

2. Fase de instrucción

Esta etapa recae sobre el órgano en competencia de oficio. Se basa en obtener todos los datos que permitan constatar y acreditar los hechos sobre los que se necesita aplicar la resolución de acuerdo con las normas jurídicas. En tal sentido, resulta fundamental:

• Aportación de pruebas para demostrar los hechos. Se fija un plazo para presentar las pruebas de 10 hasta 30 días cuando lo solicita la entidad a cargo y 10 días en caso del interesado.
• Solicitud de informes. Para esto aplican informes facultativos, preceptivos, vinculantes o no. La emisión de este tipo de documento debe hacerse vía web en un lapso no mayor a 10 días.
• Participación de los interesados: se trata de todas las actuaciones que puedan tener en el proceso, tanto en la iniciación como en las demás etapas descritas.

3. Fase de finalización

Como su nombre bien lo indica, en esta fase se culmina el procedimiento administrativo. La terminación de la gestión puede darse de distintas formas:

• Se emite la resolución correspondiente y se informa a los interesados. La respuesta debe ser acorde a las solicitudes del interesado, pero también puede solucionar observaciones no alegadas. Antes de esto, el órgano a cargo puede llevar a cabo gestiones adicionales.
• Desistimiento. Sucede cuando el interesado abandona el proceso por medio de un documento escrito. Una vez que se admite el desistimiento, se considera concluido el proceso. De igual modo, el interesado tiene 10 días de plazo para pedir su continuidad.
• Renuncia al derecho. Se refiere al derecho que está en discusión en el procedimiento.
• Terminación convencional. No es más que la culminación por previa negociación.

¿Qué elementos fundamentales se encuentran aspectados en los procedimientos administrativos?

La garantía del proceso ocasiona que los actos se lleven a cabo con exactitud y apegándose a las exigencias legales. Dicha garantía tiene tres objetivos adicionales:

• Eficacia administrativa: los procedimientos favorecen al orden administrativo. Esto pues, están establecidos, precisados y son eficaces.
• Defensa de la ciudadanía: permiten conocer en qué estado se encuentra un proceso, qué pasos deben seguir y cuál es la fecha de resolución.
• Garantía de derechos humanos procedimentales: los procedimientos administrativos son garantía del respeto de las gestiones, el derecho a la defensa, el derecho a la práctica con los recursos apropiados y la contradicción.

El Derecho Comunitario admite con disposición el procedimiento administrativo, y sus entidades proceden con sus funciones y sus garantías que se pueden asumir también como procedimientos del mismo tipo.

La práctica administrativa en la actualidad acredita la existencia de ineficiencias que han ocasionado inconvenientes e inseguridad jurídica. Para poder superar estos retos, es fundamental que se haga una transformación total a fin de ordenar y esclarecer la organización de todas las administraciones.

¿Quiéne puede intervenir en un procedimiento administrativo?

De acuerdo con lo establecido en la norma, existen dos grupos de individuos con derecho a participar de estos actos:

1. La entidad administrativa. Esta representación la asume el titular a cargo. Es importante mencionar que, en todo caso, debe ser siempre quien tenga el cargo de mayor relevancia o que tenga mayor autoridad.
2. Las personas solicitantes o interesadas. Se refiere a la o las personas que tratan de hacer valer sus derechos y protegen sus intereses ante la Administración. Este individuo ocupa una posición inferior debido a que sus jurisdicciones durante el proceso son menores.

Titular de la entidad administrativa

En este caso, el titular de la competencia es o bien, un órgano certificado o un funcionario. Este representante debe gestionar las acciones que permitan obtener una resolución administrativa. Por esta razón, la entidad administrativa tiene facultades cuasi-judiciales.

Teniendo esto claro, cabe mencionar que hay dos métodos para asegurar que el titular lleve a cabo su labor de forma imparcial a fin de proteger los intereses generales. Estos son los siguientes:

• Abstención: se refiere a la responsabilidad de las autoridades y de cualquier persona que trabaje para la Administración Pública. Este deber les impide su participación en ciertos procesos cuando haya condiciones puntuales como, por ejemplo, ser familiar o conocer a alguna de las partes involucradas.
• Recusación: es similar a la figura anterior. Sin embargo, en esta ocasión la recusación puede solicitarse por alguna de las partes, no depende exclusivamente del interesado.

Interesados

Este término agrupa a los sujetos cuyos intereses y derechos se ven comprometidos por el procedimiento. Esto aplica tanto para quienes solicitan el proceso como para las personas afectadas por la resolución.

Para que sea posible formar parte del proceso, el o los interesados deben cumplir con ciertas condiciones. Sin embargo, lo más importante es tener la capacidad de accionar ante cualquier Administración Pública.

En algunos casos, es posible que el interesado obre a través de un representante, pero esto es permitido cuando se trata de personas físicas o jurídicas con facultad de actuar. En algunos escenarios particulares es necesaria la acreditación de dicha representación.

Finalmente, cabe mencionar que en estos procesos no es indispensable la participación de un abogado o consultor. No obstante, sí es recomendable tener al servicio un profesional en la materia a fin de que la parte interesada pueda tener mayor probabilidad de obtener resolución a favor.

¿Qué principios se aplican en el procedimiento administrativo?

Algunos de los principios más importantes que se establecen en este tipo de gestiones administrativas son los siguientes:

1. Principio contradictorio

Implica que las partes se hacen cargo del progreso del proceso. La parte interesada tiene derecho a participar de forma activa en los distintos trámites sin importar la etapa en que esté el procedimiento. A decir verdad, este principio tiene mayor relevancia en instancias judiciales que en los procedimientos administrativos.

1. Principio inquisitivo

La entidad administrativa a cargo de la resolución tiene un rol activo y el procedimiento se promueve de oficio en todas las gestiones. Asimismo, el órgano administrativo tiene la oportunidad de añadir en la respuesta asuntos no fundamentados por la parte interesada.

2. Principio de celeridad

Se trata del deber de gestionar el proceso sin retrasos inadecuados. Usar recursos electrónicos, es una buena herramienta para que los trámites se realicen rápidamente, por ejemplo.

3. Principio de transparencia y publicidad

Da la oportunidad a los interesados de conocer el estado de la gestión del procedimiento cuando sea necesario. Por otra parte, puede obtener fotocopias de documentación e identificar al personal a cargo de la labor administrativa.

4. Principio de gratuitad

finalmente, este principio estipula que la persona interesada solo debe pagar la cuantía correspondiente por gestión de pruebas y tasas que se presenten en el proceso.