Los libros contables

Los libros contables son documentos que contienen la información financiera de cualquier tipo de negocio, algunos son obligatorios y otros son voluntarios. Esta información son operaciones realizadas en un lapso de tiempo determinado y hay que legalizarlas cada cierto tiempo.

La información que contienen estos libros permite a la empresa conocer su situación financiera y económica, además ayuda con la toma de decisiones. Estos libros también sirven para que los autónomos y las empresas puedan llevar una contabilidad ordenada.

¿Qué son los libros contables de una empresa?

Los libros contables son la base de la contabilidad de una empresa y forman parte importante en su gestión. El correcto uso de estos libros permite tomar decisiones financieras acertadas y mantener una estructura en las finanzas.

Los registros contables son fundamentales para determinar la rentabilidad de una empresa, algunos son de carácter voluntario u obligatorio. Esto debido a que permiten medir la cantidad de dinero que sale y entra y detallar las deudas existentes.

En estos libros se refleja toda la información financiera, contable y económica de una organización. En ellos aparecen todos los datos necesarios para comprender el funcionamiento económico y financiero de una empresa.

Los libros contables reúnen de forma ordenada toda la información relacionada con la situación financiera. Esto favorece la toma de decisiones apropiadas para ayudar en su crecimiento y mantener la estabilidad.

Estos libros se actualizan de forma periódica y por lo general coinciden con el ejercicio contable. Esto significa que cuando inicia un nuevo ejercicio se deben crear unos nuevos libros contables.

La información financiera de las empresas siempre se ha plasmado en los libros contables de forma física. Pero debido a los avances tecnológicos se ha comenzado a aceptar los libros contables en formato digital.

Estos libros deben ser presentados en el registro mercantil de forma periódica y deben conservarse durante un cierto tiempo.

¿Cuáles son los libros contables obligatorios en España?

El artículo 28 del Código de Comercio español establece que todas las empresas y sociedades están obligadas a llevar los siguientes libros contables:

1. El libro diario

Este libro también se le conoce como libro de cuentas en él se realiza el registro de las diferentes operaciones económicas efectúa la empresa a diario. Cada registro que se hace tiene que cumplir con un estricto orden cronológico y deben reflejar todos los movimientos de entrada y salida de dinero.

El libro diario está considerado uno de los más importantes en él aparece el primer registro de todas las transacciones financieras. La ley establece que este libro debe hacerse por medio de los asientos contables como es el asiento de apertura y el de cierre.

El asiento de apertura se realiza al inicio del ejercicio y el de cierre se realiza cuando finaliza el año contable. Los datos que se plasman en este libro son trasladados después al libro mayor, que sirven para realizar los estados financieros al finalizar el ejercicio.

2. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro permite realizar un análisis y llevar control de la situación financiera de la empresa durante los diferentes momentos de un determinado ejercicio contable. Como es al inicio, en el transcurso y al final.

Para esto es necesario efectuar cuatro balances o informes que deben aparecer en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, ellos son:

Balance inicial de la empresa

Este balance muestra la situación de la empresa cuando se inicia el ejercicio.

Balance de sumas y saldos

Este balance se realiza cada trimestre, tiene como objetivo recoger la evolución de la empresa por medio de los balances de comprobación.

Inventario de cierre del ejercicio

Este inventario permite realizar un análisis de la situación al final del ejercicio contable.

Cuentas Anuales

El objetivo de estas cuentas es exponer la verdadera situación financiera de la empresa y cuál fue el resultado del ejercicio. En estas cuentas según el artículo 34 del Código de Comercio deben incluirse cinco estados financieros:

El Balance General o Balance de Situación como también se le conoce.

La Cuenta de Ganancias y Pérdidas.

El Estado de Flujo de Efectivo.                                

El Estado de Cambio del Patrimonio Neto perteneciente al ejercicio.

La Memoria del ejercicio.

¿Cuáles son los libros contables voluntarios?

Los libros contables voluntarios o auxiliares como también se les llaman sirven como complemento de los libros contables obligatorios. Estos libros no son obligatorios para las empresas, pero sí es conveniente tenerlos, debido a que pueden servir de apoyo para la gestión de los libros contables obligatorios.

Estos libros son:

1. Libro mayor

En este libro se reflejan todas las operaciones financieras que se han ejecutado y registrado en el libro diario durante un ejercicio económico. Con este libro se puede conocer en cualquier momento las operaciones registradas y el saldo. El libro mayor contiene todos los asientos registrados en el libro diario.

2. Libro de Caja

Este libro contable voluntario es uno de los más usados en las empresas, en él se registran todas las operaciones de pagos y cobros que se realicen. Estas operaciones son en efectivo y llevan el concepto, la fecha, el haber, él debe y el saldo.

3. Libro de Banco

En este libro se registran todas las operaciones de las cuentas bancarias de la empresa y el formato es el mismo del libro de caja. Los movimientos que se registran en este libro llevan el mismo orden en que aparecen en los extractos bancarios.

4. Libro de Clientes

En este libro contable voluntario se lleva una cuenta por cada cliente con el que se mantenga una relación comercial.

Libro de Proveedores

Este libro al igual que el de los clientes refleja una cuenta por cada proveedor con el que se mantiene una relación comercial.

¿Cómo se realiza la legalización de los libros contables?

La legalización de los libros contables consiste en presentar los libros contables obligatorios en el Registro Mercantil. Perteneciente a la provincia donde se encuentre el domicilio social de la empresa. Esto se hace de acuerdo con lo establecido en el artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil y el artículo 29 de la Ley General Tributaria.

 Este procedimiento es una forma de sellar la contabilidad y evitar que se pueda modificar una vez cerrado el ejercicio. El plazo para la legalización es durante los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Esto significa que si el cierre se realizó el 31 de diciembre los libros deben legalizarse antes del 30 de abril del siguiente año.

La presentación de los libros contables obligatorios se debe hacer de forma telemática para todos los ejercicios cerrados después del 31 de diciembre de 2014. Estas son instrucciones emanadas de la Dirección General de los registros y Notariado de fecha 12 de febrero de 2015.

 Cuando los libros contables son presentados y legalizados en el Registro Mercantil la información pasará a ser pública. Esto quiere decir, cualquier persona podrá tener acceso y obtener una copia de la contabilidad de la empresa.

¿Cuáles son los libros contables que deben legalizarse?

Los libros contables obligatorios Registro Mercantil que deben presentar las empresas para la legalización son: Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales, además del libro de actas de las juntas, el libro de registro de accionistas y libro de registro de contratos celebrados entre la sociedad y el socio único.

¿Cuándo se presentan los libros contables?

Los libros contables deben presentarse para la legalización durante los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. En el caso de que el cierre del ejercicio haya sido el día 31 de diciembre de 2021 el plazo para la legalización de los libros contables comienza el 2 de enero y finaliza el día 30 de abril de 2022.

El plazo para el depósito en el Registro Mercantil de las cuentas anuales es un mes después de su aprobación en la Junta General.

¿Cuáles son las sanciones cuando no se legalizan los libros contables?

La falta de legalización de los libros contables en el Registro Mercantil no conlleva hasta ahora ninguna sanción. Pero la Ley General Tributaria establece sanciones por no cumplir con las obligaciones contables y registrales, según el artículo 200.3 de la Ley General Tributaria.

Esta sanción tendrá el carácter de sanción grave y conlleva una multa pecuniaria fija de 150 euros. Por la omisión o inexactitud de operaciones o el uso de cuentas con significado diferente, se aplica una sanción de una multa por un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros por los abonos o cargos inexactos, omitidos o falseados.

El depósito de las cuentas anuales cuenta con un nuevo régimen sancionador por el incumplimiento de esta obligación. Este nuevo régimen se encuentra establecido en el Real Decreto 2/2021, de fecha 12 de enero.

En este decreto fue aprobado el Reglamento de desarrollo de la Ley de Auditoría de cuentas y fue publicado en el Boletín Oficial del Estado el 30 de enero.

¿Quiénes están obligados a la legalización de los libros contables?

La legalización de los libros contables por lo general es obligatoria para todas las sociedades mercantiles que se encuentren inscritas en el Registro Mercantil. Los empresarios autónomos que no estén obligados a estar inscritos en el Registro Mercantil también lo deben presentar. Pero siempre que efectúen actividades empresariales sujetas al Impuestos sobre la Renta Personas Físicas.