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El gestor de recobros o de cobranza es el profesional que se encarga de supervisar y gestionar el área financiera de una empresa. La función del gestor de recobros es conseguir que todo el dinero que le adeudan se reciba en los plazos acordados y a través de los medios adecuados.
Este profesional se encarga de hacer un seguimiento a las deudas pendientes, es decir, a los préstamos y facturas que no han sido cancelados en la fecha de vencimiento.
La persona que se desempeña como gestor de recobros debe tener la capacidad de acceder al cliente, habilidades para cobrar deudas pendientes y cumplir con los objetivos establecidos.
Tabla de contenido
¿Cómo ser gestor de recobros?
El gestor de recobros es una persona que se encuentra capacitada para tramitar el pago de deudas pendientes.
Esta persona ejerce sus funciones en instituciones financieras o empresas y su función es hacer un seguimiento del vencimiento de las cuotas o préstamos a pagar por los clientes de la empresa.
Esta persona no solo debe poseer las habilidades que se necesitan para cobrar las deudas pendientes, sino que requiere tener la capacidad para conseguir este objetivo. Debe ser experto en contabilidad y tener conocimiento sobre finanzas.
Los conocimientos que se requieren para ejercer esta función se pueden adquirir a través de la formación especializada en cobranza impartida por instituciones especializadas.
Funciones del gestor de recobros
El gestor de recobros se debe encargar de contactar al cliente deudor, lo cual debe hacer el día siguiente al incumplimiento del pago. El contacto lo debe hacer en un horario adecuado, también puede hacerlos a través de un correo electrónico, mensaje de texto o una carta.
En este primer contacto sólo debe recordarle el compromiso adquirido en relación con la fecha de pago y proponer algunas opciones para cumplir con el pago. El gestor también debe contactar a los clientes que tienen cerca la fecha de pago, para recordarles de su compromiso.
El gestor de cobranzas también debe ofrecer soluciones al cliente para que pueda cancelar la deuda y brindarle asesoramiento para que pueda cumplir con su compromiso. Debe tratar de negociar el pago para lograr el cobro total e inmediato de la cantidad adeudada.
El gestor también tiene entre sus funciones buscar un acuerdo según la solvencia del cliente y así poder ofrecerle las mejores alternativas de pago.
Características que debe reunir el gestor de recobros
Las personas para desarrollarse como gestor de cobranza deben reunir además de los conocimientos una serie de habilidades. Las cuales le ayudarán a realizar un mejor trabajo y a conseguir los objetivos.
El gestor debe tener la habilidad de organizar y saber administrar los recursos para poder manejar de forma eficaz la cartera de clientes asignada. Las habilidades matemáticas también son necesarias para realizar los cálculos de cuotas, los descuentos e intereses para la gestión de cobros.
Los gestores de cobranza deben tener la capacidad para negociar, escuchando al cliente para poder llegar a un mutuo acuerdo que beneficie a las dos partes. Es importante también tener grandes habilidades para la comunicación oral y escrita.
Esto debido a que la gestión de cobranza se puede realizar de forma presencial, a través del teléfono, un mensaje de texto o un correo electrónico. El medio de comunicación que se utilice va a depender de la relación que exista con el cliente.
El gestor de recobros debe caracterizarse por ser empático entendiendo la situación del cliente, pero a la vez debe usar un diálogo claro y firme. En el que demuestre que entiende la situación, pero que se debe cumplir con las obligaciones adquiridas.
El gestor de cobranza debe ser una persona capacitada para saber responder de forma adecuada ante cualquier objeción. Pero además debe tener buena dicción, muy buenas relaciones interpersonales, conocimientos sobre sistema informático y cómo utilizar una base de datos.
Procedimiento para la cobranza
El gestor de cobros debe conocer las fechas en que se vencen los pagos de sus clientes. Esto con la finalidad de recordarles con anticipación o una vez vencido el pago, para que el cliente proceda a realizar el pago de su deuda y con ello se evita el incremento de los intereses.
En casos de tener un cliente que no ha cumplido con el pago de su deuda sin importar cuál sea la situación, debe buscar un acuerdo de pago.
El cual sea beneficioso para las dos partes y de esta manera evitar recurrir a un juicio monitorio. Estos procedimientos resultan perjudiciales para la empresa porque aumentan los gastos de cobranza.
El gestor de cobranza debe brindar asesoramiento a los clientes en los casos que no conozcan las opciones disponibles para cumplir con el pago de su deuda.
Entre las actividades de estos profesionales se encuentra brindar asesoramiento personalizado que tiene como objetivo conseguir un acuerdo que quede demostrado con los pagarés.
Esto permite que el acuerdo quede por escrito y se evitan problemas para el deudor y para el cobrador.
¿Qué no debe hacer un gestor de cobros?
La función principal del gestor de recobros es conseguir el pago de cantidades adeudadas. Debido a que los clientes no han cumplido con el pago en la fecha acordada, el gestor sólo puede actuar cuando haya vencido el plazo para el pago del préstamo, factura o cualquier tipo de deuda.
Por esta razón, el gestor no puede interactuar con el cliente antes de que este se encuentre en mora. Existen otras acciones que un gestor de recobro no puede ni debe hacer, ellas son las siguientes:
- Enviar escritos al deudor que tenga la apariencia de intimaciones judiciales.
- Efectuar llamadas telefónicas antes de las 07:00 de la mañana y después de las 10:00 de la noche.
- No identificar a quien representa o no identificarse al contactar a la persona deudora.
- Realizar amenazas, intimidar, ofender, amedrentar o faltarle el respeto al cliente deudor.
- Tratar de contactar a amigos, familiares o conocidos de la persona que tiene la deuda, excepto en los casos de deudores solidarios.
- Realizar registros especiales donde se incluyan a las personas deudoras, por ejemplo carteles, escraches o listas negras.
