Qué es un Compliance Officer

El Compliance Officer penal o como se le conoce en castellano, Oficial de Cumplimiento penal es la persona responsable dentro de la empresa, de velar por el cumplimiento de las leyes y las normas relacionadas con el sector al que pertenece la empresa.

También es la persona responsable de informar, supervisar y gestionar el cumplimiento de las normas y leyes y los riesgos que existen por el incumplimiento de ellas.

Además deben ser personas especialmente capacitadas para poder tomar decisiones.

¿Qué es un compliance officer penal?

El compliance officer penal tiene la responsabilidad de supervisar y vigilar que la empresa cumpla con la normativa existente en el sector al cual pertenece.

En la actualidad es considerado dentro de estas como una pieza muy importante en la dirección de la misma.

El desempeño y la importancia que tiene esta persona en las empresas lo ha convertido en una figura que participa en la toma de decisiones empresariales, teniendo autonomía financiera y operativa.

La función de esta figura se encuentra establecida en el Código Penal que es el control y la supervisión. Sin embargo, pueden variar de acuerdo con el tipo de organización, además establece condiciones muy importantes que deben tenerse presente:

• El compliance officer penal debe tener acceso directo, al órgano de como a los que le rindan cuentas a ellos.
• Debe tener autonomía para la toma de decisiones sobre vigilancia y supervisión, y así no sufrir represalias a causa de sus decisiones.

Debido a esto es importante que el Compliance Officer tenga el nivel necesario de autoridad y los recursos para ejercerla.

Responsabilidades del Compliance Officer

Las responsabilidades del Compliance Officer varían de acuerdo con el sector al que pertenezca la empresa y de su tamaño:

• Debe hacer la identificación de todas las normativas y regulaciones que afectan a la organización, bien sean sectoriales, nacionales o las de los propios Códigos Éticos.
• Unificación de los procedimientos y los procesos de la organización con las diferentes normas y regulaciones.
• Tiene la responsabilidad de divulgar, capacitar y comunicar todo lo relacionado con el cumplimento normativo que le corresponde a la empresa.
• Es el responsable de implementar los controles que se requieran para identificar los riesgos y acontecimientos relacionados con el cumplimiento de las leyes, entre los que se encuentran los siguientes:
• Sistema de quejas y reclamaciones: especialmente los riesgos relacionados con los clientes.
• Presentar informes periódicos de reuniones con los diferentes encargados de los procesos.
• Establecer indicadores de cumplimiento: esto tiene como finalidad de llevar un control de las medidas implementadas y del sistema preventivo.

Las características de un Compliance Officer, son que debe demostrar que es un líder confiable e íntegro, que este comprometido con la organización y sus objetivos y debe tener habilidades para comunicarse.

Funciones del Compliance Officer

Las principales funciones son las siguientes:

Dirigir el programa de Cumplimiento

Dirigir el Programa de Compliance de la organización o empresa, establecer los objetivos organizacionales de cumplimiento y ética, debe supervisar el mapeo de riesgo, mantener informado a la junta directiva sobre el avance de las diferentes tareas a su cargo.

Controlar, supervisar y vigilar

Tiene como función más relevante el control, la supervisión y la vigilancia del cumplimiento del plan de prevención penal, con la finalidad de poder avisar la posibilidad de riesgos, ademas debe controlar la efectividad que este tenga.

Fijar un mapa de riesgos

Para el cumplimiento de sus funciones debe tener conexión con las actividades de la empresa u organización con la finalidad de ir adecuando el mapeo de riesgos, además es muy importante que su rol dentro de la organización este bien definido.

Tomar decisiones

El cumplimiento de las funciones que tenga para la toma de decisiones y que su trabajo este en línea directa con la junta directiva.Esta figura no solo es un vigilante del cumplimiento de las normas externas e internas, sino que es el encargado de promover y generar una cultura de integridad y ética dentro de la organización o empresa.

Entre las funciones del Compliance Officer se encuentra brindar apoyo informativo y formativo de forma regular a todo el personal que conforma la empresa.

Identificar riesgos

Debe evaluar, e identificar y controlar, los riegos de comente delitos en la organización de empleados, así como de terceras partes como es el caso de distribuidores, contratistas, agentes y proveedores.

Otras actividades que debe realizar

El Compliance Officer debe cumplir una serie de actividades otras de ellas son las siguientes:

• Debe garantizar una asesoría adecuada y profesional con la finalidad de establecer, implementar y mantener el sistema para prevenir riesgos penales.
• Cumplir con la auditoria y la revisión de forma regular del sistema de prevención de riesgo penal.
• Garantizar la ausencia e independencia de conflictos de intereses.
• Realizar un análisis preliminar de la información, determinar las necesidades de investigación, constituir el expediente y elaborar una propuesta de resolución.

Clasificación de los Compliance Officer

La clasificación de los Compliance Officer es la siguiente:

Compliance Officer a dedicación exclusiva

Compliance Officer a dedicación no exclusiva y exclusiva, esto va a depender de lo exclusivo que sean sus funciones.

A dedicación exclusiva, es el que cumple sus funciones únicamente para una organización determinada y tiene otras funciones y responsabilidades asignadas.

Dedicación no exclusiva

Compliance Officer a dedicación no exclusiva, se subdivide en dos tipos que son los siguientes:

• De forma conveniente, este se da cuando comparte sus funciones con otras asignadas por la empresa donde cumple sus funciones y además debe laborar ocho horas diarias.
• A tiempo parcial, este es cuando cumple sus funciones por un tiempo menor a ocho horas diarias.

Corporativos e individuales

Compliance Officer corporativos e individuales, lo cual va a depender de su actuación con un número determinado de sujetos, se dividen en:

• Compliance Officer individual, es cuando sus funciones son cumplidas con un solo sujeto.
• Y corporativo, se da cuando cumple sus funciones con más de un sujeto y es parte de un grupo económico.

Requisitos para desempeñar el cargo de Oficial de Cumplimiento

Los requisitos para desempeñar el cargo Compliance Officer se encuentran establecido en las normativas correspondientes y son los siguientes:

• Debe ser designado por la organización o empresa, la cual establecerá la jerarquía del cargo, de acuerdo con la experiencia en el desempeño de este tipo de actividad y en especial de la actividad que desarrolla la empresa que lo contrata.
• La capacidad tanto en conocimiento como moral, no tener sanciones penales y haberse desempeñado en cargos similares en otras instituciones.

¿Quién puede ejercer el cargo de Compliance Officer?

Para ejercer el cargo de Compliance Officer, contamos con un grupo de profesionales que reúnen todos los requisitos exigidos por la ley, además de los conocimientos y experiencia, con la finalidad de ofrecerles a los clientes un servicio especializado en Compliance Penal.

Este grupo de profesionales del derecho especializados en esta materia, están en la capacidad de ofréceles a sus clientes los siguientes servicios:

• Prestar asesoramiento para la prevención de la comisión de delitos de parte de la persona jurídica.
• Brindar asesoramiento que permite detectar delitos por parte de la persona Jurídica.

Cuando las empresas no pueden tener la figura de un Compliance officer, entonces requiere de un servicio externo el cual debe ser especializado. Para ello esta este grupo de profesionales que diseñan un modelo adaptado a la empresa.

Estos profesionales están dispuestos a brindarle toda la asesoría que requiera para contar con un Compliance officer, no dude en consultarles.

Visite su página web para que conozca todo lo que ofrecen y por esta vía solicitar los servicios de estos profesionales.

Los abogados penalistas expertos en las funciones de Compliance officer, que pertenecen a este grupo también disponen de sus oficinas donde pueden atender a sus clientes y brindar asesoría en implementación de planes de prevención de riesgos.

Recomendaciones para contar con un buen Compliance officer

A continuación se presentan algunas recomendaciones para contar con un buen Compliance officer, las cuales serán de gran ayuda para las organizaciones y empresas cuando van a definir su función de vigilancia, supervisión y control:

Para que la implementación del plan de prevención penal sea eficaz deben definirse primeramente la función del Compliance Officer, debe ser planteado como una necesidad y darle la importancia que tiene al cargo.

El Compliance Officer debe tener la autonomía presupuestaria y funcional, poder tomar decisiones y acceso a la Junta General, además de derecho a participar y opinar en los órganos de Administración.

Se le debe reconocer como una autoridad tanto por la propia administración de la empresa y por el personal de la misma, lo que será de gran ayuda para el cumplimiento de sus funciones.

Debe ser designado por la Junta General y no debe estar sujeto a la revocación por parte de la administración.

La persona designada debe contar con los conocimientos y el tiempo suficiente para atender las funciones correspondientes al cargo y el cumplimiento de toda la normativa.

Contamos abogados penalistas con más de 20 años asesorando a empresas y ahora especialmente con la última reforma del Código implementamos programas de cumplimiento normativos para prevenir la comisión de hechos delictivos dentro de las mismas.

Si su empresa todavía no se ha adaptado a los nuevos tiempos, es conveniente que nos llame para ampliar toda la información necesaria respecto a la exención de responsabilidad penal de las personas jurídicas con un un programa de cumplimiento eficiente realizado por profesionales en compliance penal.