Cierre contable eficiente: Tutorial paso a paso

Cómo hacer un cierre contable - Pasos a seguir

Cómo hacer un cierre contable es una de las dudas más comunes de las empresas. Sin embargo, es clave conocer los pasos, pues se trata de un proceso de gran relevancia en la contabilidad de cualquier compañía. Evaluar todas las cuentas permite determinar si el negocio es rentable o no en base a las ganancias y pérdidas generales.

El objetivo de llevar la contabilidad de la empresa es tener la documentación necesaria para presentar las cuentas anuales. No obstante, además de esto saber cómo hacer un cierre contable es esencial para materializar las utilidades del negocio, lo que es importante tanto para los administradores como para los socios.

¿Qué es un ejercicio contable?

Antes de explicar cómo hacer un cierre contable, hay que entender qué es el ejercicio contable. Dicho de forma simple, es el plazo de tiempo en que una empresa desarrolla su actividad económica. Este período cuenta con una fecha de inicio y fecha final.

Generalmente, el ejercicio contable se extiende por 12 meses. Sin embargo, hay casos excepcionales en los que esto puede cambiar siempre que la conformación de la sociedad, su disolución o cambio lo amerite.

El cambio de la fecha de cierre se encuentra sujeto a diversos requisitos. Cuando se produce un cambio en el año, el ejercicio durará solo 9 meses, contabilizándose desde el mes de enero hasta septiembre. No obstante, los períodos posteriores volverán a cubrir 12 meses exactos.

¿Qué es un cierre contable?

Sin duda, para saber cómo hacer un cierre contable es necesario definir qué es este proceso. En palabras simples, se trata de un procedimiento en que se deben cuadrar y finalizar las cuentas anuales de un negocio. De acuerdo con esto, es necesario elaborar un balance sobre las cuentas de:

  • Ingresos.
  • Egresos.
  • Costes de venta.
  • Costes de operación.

Por lo general, el ejercicio económico se considera desde el día 1º de enero hasta el día 31 de diciembre. De acuerdo con esto, la fecha de inicio y fin del año natural es la misma que la del año fiscal. En este sentido, las empresas están obligadas a iniciar sus cierres contables al terminar el año, según lo establece el Plan General Contable.

Cuando la empresa termina el cierre contable debe presentarlo ante Hacienda en los meses siguientes. Teniendo en consideración este cierre, se calculan las obligaciones fiscales de la compañía correspondientes al próximo año.

Pasos para hacer un cierre contable

El cierre contable consta de los siguientes pasos:

Revisión de los libros contables

El primer paso es revisar los libros contables para comprobar que no haya errores. Esto incluye el diario, el mayor y el balance de comprobación.

Regularización de las cuentas

En este paso se realizan los ajustes necesarios para cuadrar las cuentas. Por ejemplo, se pueden realizar ajustes por periodificación, amortizaciones o provisiones.

Cierre de las cuentas

En este paso se cierran las cuentas de ingresos y gastos. Esto se hace mediante un asiento de cierre contable.

Elaboración de las cuentas anuales

Con los datos de las cuentas, se elaboran las cuentas anuales, que son los documentos que reflejan la situación financiera y patrimonial de la empresa.

Para qué sirve un cierre contable

Las etapas son claves al momento de comprender cómo hacer un cierre contable. Este proceso se basa en diferentes aspectos fundamentales.

Como destacamos antes, la finalidad del cierre contable es definir las ganancias y pérdidas de una empresa en un mismo período. Algunos de los factores de este proceso son:

  • Regularizar todas las cuentas de ingresos y gastos para obtener los resultados del año.
  • Uniformizar  las cuentas patrimoniales.
  • Cerrar todas las cuentas existentes a fin de obtener un saldo a cero.

Una vez completado esto, la empresa tiene el deber de anular el total de cuentas de ingresos y egresos. Gracias a esto, obtendrá una sola cuenta que reúna las ganancias o pérdidas. Todo esto es posible por medio de los siguientes procedimientos:

  • Liquidación del IVA.
  • Ajuste de existencias.
  • Ajuste de provisiones.
  • Regularización por periodificación.
  • Devaluación de activos fijos.
  • Liquidación de activos intangibles y diferidos.

¿Por qué es importante hacer el cierre contable al final del ejercicio?

Saber cuándo y cómo hacer un cierre contable es fundamental para la empresa. La importancia de este procedimiento radica en la posibilidad de tener una visión amplia sobre el contexto económico de la empresa. En base a los resultados, las empresas tienen oportunidad de tomar decisiones favorables para su crecimiento.

Al culminar el ejercicio, el cierre contable es indispensable, pues permite preparar las cuentas anuales y rendir cuentas a los socios, accionistas y terceros interesados. Por otro lado, el cierre contable es un recurso esencial para la detección de errores y cualquier tipo de desviación en las cuentas.

En resumen, tener claro cómo hacer un cierre contable contribuye con la mejoría empresarial en términos de eficiencia y precisión financiera.

¿Quién puede hacer el cierre contable de una empresa?

En función del tipo y tamaño de la empresa, existen varias personas que deben conocer cómo hacer un cierre contable. Por ejemplo, en el caso de una empresa pequeña, el director contable puede hacerse cargo. En cambio, en una empresa de mayor tamaño, debe ser tarea de todo un equipo de profesionales auditores.

Independientemente del caso, es necesario asegurarse de que el experto a cargo sepa cómo hacer un cierre contable. Por ello, es recomendable dejar el trabajo en manos de expertos con experiencia y capacitación adecuada.

¿Cómo hacer un cierre contable?

Llegado a este punto, es momento de saber cómo hacer un cierre contable. El área financiera de una empresa demora, por lo menos, 25 días en hacer su cierre fiscal. A esto se le debe sumar que deben elaborar el  análisis trimestral y el cierre del mes de diciembre.

En resumen, diciembre supone un mes de múltiples tareas financieras, por lo que es clave evitar los errores. Cabe mencionar que esto no solo se trata de un trabajo interno, sino que el informe final se presentará a Hacienda. En este sentido, hay que cuidar los detalles para evitar errores.

Para empezar a elaborar el cierre contable, lo más importante es revisar los libros contables y hacer los cambios correspondientes. Esto según lo estipula el Código de Comercio en su artículo 28. Con toda la información en orden, los pasos a seguir son:

Balance de verificación de sumas y saldos

El primer paso de cómo hacer un cierre contable inicia con la comprobación de datos contables. Es necesario corroborar que esta información sea verídica y que encaja a la perfección con lo descrito en el Libro Diario.

Si al revisar la sumatoria total del debe y haber y todo coincide, es posible seguir adelante. En el supuesto de que no haya coincidencia, es necesario revisar la numeración de las diferentes cuentas hasta encontrar el error. De este modo, se eliminan los errores de cualquier libro contable de la empresa.

Revisar el Plan General Contable

Si las sumas del debe y haber ya están conciliadas, hay que revisar que no hayan errores en el Plan General Contable. Este plan es una guía referencial en términos contables con regulaciones específicas para las sociedades españolas.

En este documento se define un listado con los aspectos que constituyen la contabilidad empresarial. Esta guía permite determinar la existencia de errores.

Recopilación de existencias

Después de la revisión del Plan General Contable es necesario verificar las existencias. De este modo, es posible concluir la cantidad de unidades adquiridas que no se consumieron.

Al comparar el número de existencias compradas y no consumidas en el año, debe ser el mismo que el total de existencias que tiene la empresa en su poder para ese momento.

Además, se debe restar la materia prima y la mercancía usada en la fabricación de productos no consumidos. De acuerdo con esta evaluación, es posible constatar si la empresa tuvo ingresos o gastos.

Clasificar las deudas y créditos

La reclasificación se basa en que las deudas se clasifiquen a corto plazo al momento de hacer el cierre contable de la empresa. La reclasificación de deudas implica identificar las obligaciones a corto plazo y calcular las cuotas de amortización e intereses.

De manera similar, los créditos pendientes de cobro en los próximos 12 meses deben clasificarse como créditos a corto plazo, sin importar si el cobro es total o parcial.

Ajustar la contabilidad por periodificación

Antes de corroborar las ganancias o pérdidas anuales, hay que ajustar los ingresos y demás gastos. Para esto, es necesario regirse en el principio de devengo. Esta norma expone que no todas las ganancias y gastos se deben considerar para el cierre contable.

Los gastos anticipados para el próximo año o los pagos efectuados por adelantado no se deben añadir en este año. Dicho esto, deben estar en el ejercicio contable correspondiente.

Una vez realizados los ajustes, quedan registrados en la cuenta que correspondan, de acuerdo con el ejercicio en que se llevarán a cabo.

Asiento de ganancias y pérdidas

Este paso es clave cuándo se trata de cómo hacer un cierre contable. Aquí, es posible validar la diferencia entre los gastos e ingresos de la empresa en el último período anual. Además, es posible conocer la situación financiera real de la compañía para ese momento. Es clave cuidar este paso para presentar el informe ante Hacienda correctamente.

Asiento de amortizaciones e inmovilización material

El cierre contable implica revisar las amortizaciones y activos físicos de la empresa para garantizar su conformidad con el Plan General Contable. En este caso, el director contable debe tener una ficha esquemática con información sobre cuotas de los ejercicios, valor residual y otros aspectos.

Cierre de los libros contables

Todos los pasos realizados hasta este punto, deben registrarse en el Libro de inventarios y Cuentas Anuales. En el caso de que haya modificaciones, deben estar debidamente registradas también.

Asiento de regularización

El asiento de regularización evalúa las diferencias entre ingresos y gastos del año, determinando ganancias o pérdidas. Se calcula el impuesto de sociedades y se compara con pagos a cuenta y retenciones. Posteriormente, se recalcula el asiento de regularización, incluyendo el gasto del impuesto de sociedades.

Asiento de cierre de contabilidad

En este paso final, se saldan y ajustan las cuentas. Se cargan las acreedoras y se abonan las deudoras. Es clave recordar que, pese al cierre contable, hay tareas pendientes como presentar documentación ante Hacienda.

Consejos para hacer un cierre contable

Para hacer un cierre contable correctamente, es importante seguir estos consejos:

  • Utilizar un software de contabilidad que te facilite el proceso.
  • Contar con la ayuda de un profesional si no tienes experiencia.
  • Realizar el cierre contable con tiempo suficiente para evitar errores.

Software de contabilidad para hacer un cierre contable

Existen muchos softwares de contabilidad que te pueden ayudar a hacer el cierre contable. Estos softwares te permiten automatizar el proceso y evitar errores.

Conclusiones

El cierre contable es un proceso fundamental para las empresas. Es importante realizarlo correctamente para cumplir con las obligaciones fiscales y tener una visión clara de la situación financiera de la empresa.

Si necesitas ayuda para hacer el cierre contable de tu empresa, contáctanos. Podemos ayudarte a realizar el proceso de forma correcta y evitar errores.

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