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La auditoría LOPD o auditoría de protección de datos personales es un proceso de verificación obligatorio para las empresas. El objetivo es comprobar la correcta implementación de las medidas de seguridad relacionadas con el tratamiento de los datos personales que lleva a cabo una empresa.
Este proceso busca determinar si las medidas de seguridad implementadas son eficaces y si cumplen con los lineamientos establecidos en la ley. Las empresas que tienen un nivel de seguridad de medio a alto deben presentar el informe auditoría LOPD.
Tabla de contenido
¿Qué es la auditoría conforme a la LOPD?
La auditoría Ley de protección de datos permite evaluar el uso que se le da a los datos personales que tiene la empresa. Con qué finalidad se obtienen y quien es el responsable de su tratamiento.
La realización de este procedimiento facilita la adaptación de las empresas al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La auditoría permite conocer de forma detallada el carácter de los datos que gestiona la empresa y cuál debe ser el tratamiento y cuales medidas de seguridad se deben implementar.
Las empresas no están obligadas a realizar esta auditoría, pero es recomendable hacerla para una mayor tranquilidad. Además, es importante saber si cumple con la normativa establecida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Porque es analizar el qué nivel de seguridad tiene la empresa y si es o no suficiente. Además en España en la actualidad existe las empresas que se encuentran en un nivel medio de seguridad están en la obligación de realizar una auditoría bianual LOPD.
Cuando el tratamiento de los datos no se adecua al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), pueden generar sanciones. Las sanciones pueden ser multas que alcanzan hasta los 20.000.000 euros o entre el 2 y el 4% o los 10 y 20 millones de la facturación total de la empresa.
Estas sanciones son aplicadas cuando no se adecuan los datos a la normativa, pero la no realización de la auditoría no es causa de una sanción.
¿Cuál es el objetivo de la auditoría LOPD?
El principal objetivo de la auditoría es comprobar el nivel de seguridad de los datos personales que trata la empresa. Para adecuarlos a la normativa establecida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El resto de los objetivos de esta auditoría son los siguientes:
- Cumplir con la obligación de comprobar la correcta implementación de las medidas de seguridad.
- Verificar la existencia de posibles carencias en el sistema de información de la empresa, y establecer estrategias de corrección.
- Estudiar detalladamente el manejo de los datos personales y de los procedimientos internos. Esto con la finalidad de adecuarlos a las normativas establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Crear conciencia y capacitar al personal sobre la importancia del buen manejo de la información personal de los clientes. Esto permite garantizar la protección y los derechos de los clientes, proveedores y usuarios.
La auditoría LOPDGDD ayuda a determinar las oportunidades de mejora y proporciona recomendaciones relacionadas con las medidas de seguridad auditadas. Lo que permitirá un mejoramiento constante.
Los auditores una vez que concluye el proceso entregan un informe auditoría LOPD PDF. En este documento se presentan las medidas de seguridad que la empresa debe implementar para cumplir con la normativa.
El informe auditoría LOPD explica de forma detallada las fallas que se están produciendo y cuáles mejoras se pueden hacer. También indicará la forma cómo capacitar a los trabajadores en todo lo relacionado con la protección de datos y si es necesario designar un delegado.
Tipos de Auditoría LOPD
La manera cómo hacer una auditoría de LOPD es contratando una empresa especializada en esta labor o con el personal especializado de la empresa. Los tipos de auditoría de LOPD que se pueden realizar son los siguientes:
Auditoría interna
Este tipo de auditoría es realizada por el mismo personal de la empresa, pero debe ser especializado en la normativa de protección de datos. Esta es la condición que deben cumplir para realizar la auditoría LOPDGDD, además de cumplir las fases y presentar el correspondiente informe auditoría LOPD a la empresa.
Este informe también debe ser presentado al responsable del tratamiento de los datos, para que en caso de ser necesarias tomen las medidas adecuadas. Pero este tipo de auditoría no es recomendable porque pierde objetividad, además porque la protección de datos es un asunto complicado que requiere de conocimientos especializados de las leyes vigentes.
Auditoría externa
Para hacer este tipo de auditoría se contrata a un equipo de profesionales especializados y con conocimientos sobre las leyes vigentes. Las personas que se dedican a esta labor son especialistas en todo lo relacionado con la protección de datos.
La labor consiste en revisar todos los procedimientos relacionados con el tratamiento de los datos personales de la empresa. También revisan las medidas de seguridad, los sistemas informáticos y todas las exigencias de la normativa vigente de protección de datos.
Cuando recopilan todos los datos presentan el informe auditoría LOPD donde se encuentra el resultado de la evaluación. También contiene las propuestas relacionadas con la seguridad y protección de datos que deben ser implementadas.
¿Cómo hacer una auditoría de LOPD?
La forma cómo hacer una auditoría LOPD, es haciendo una verificación a nivel técnico e informático. Esto se hace a través de un análisis en los sistemas de información establecidos en la empresa y en la correcta aplicación de las medidas. Pero esto va a depender de los niveles de seguridad establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos que tenga la empresa.
Es importante que la auditoría la realice una entidad independiente y cualificada que haga los diferentes procesos con objetividad e imparcialidad. La auditoría consta de dos tipos de verificación, que son:
A nivel informático
El análisis consiste en comprobar si se cuenta con un sistema confiable y seguro que asigne contraseñas y usuarios de forma individual. Es necesario verificar si se realizan copias de seguridad, cómo se hace y con qué frecuencia.
Este proceso se hace con todos los aspectos relacionados con los procedimientos informáticos que están relacionados con el tratamiento de datos personales.
A nivel técnico
Los encargados de realizar la auditoría LOPD verificarán si cuenta con algún sistema de destrucción de datos. Al igual verificará si el acceso a las copias de seguridad o los ficheros con datos personales se encuentran protegidos correctamente protegidos.
Fases de la auditoría LOPD
La auditoría LOPD se divide en cuatro fases que serán las que permitan obtener el informe auditoría LOPD PDF. Las fases son las siguientes:
Organización
La primera fase consiste en establecer los objetivos que se quieren alcanzar con la auditoría y determinar los procedimientos a seguir. Para esto se toman en cuenta diferentes aspectos como:
- Las medidas de seguridad a aplicar
- Los archivos que serán verificados.
- Los programas, sistemas y trabajadores de la empresa que tienen acceso a los datos personales.
- En esta fase también se establece el procedimiento a seguir durante la auditoría y deben asignarse las personas que serán responsables de realizarla.
- Planificar y recopilar la información
Esta es la segunda fase donde se debe definir un calendario de entrevistas a los trabajadores. También debe reunirse los documentos donde se encuentren incluidos datos personales, verificar la información recolectada y cualquier proceso que esté relacionado con la toma de datos de la empresa.
Comprobar que se cumple lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
Cuando ya se hayan recaudado los documentos y los datos necesarios, lo siguiente es: la verificación y el control del cumplimiento de todos los requisitos obligatorios en la empresa. También deben ser comparados con la información obtenida en la fase dos para detectar la existencia de errores o de algunos aspectos a mejorar.
Elaborar el informe final
La última etapa de la auditoría LOPD corresponde a la elaboración de la conclusión final. Aquí debe detallarse las deficiencias, los aspectos a mejorar, las propuestas dirigidas a corregir los errores, el nivel de adecuación a las exigencias de la ley.
En esta fase también debe presentarse a la Dirección de la empresa el informe auditoría LOPD. El modelo informe de auditoría efectuado lo evaluará el responsable de seguridad, debido a que debe asegurarse de que las medidas de seguridad se implanten.
El responsable de seguridad también debe transmitir sus conclusiones al encargado del tratamiento o fichero. Esto con la finalidad de que implemente las medidas correctoras establecidas en el informe y poder cumplir con lo establecido en la Ley.
La información que contenga el informe de auditoría LOPD debe estar a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos. Este informe permite comprobar que la empresa se ha adaptado de forma correcta a la legislación vigente.
¿Cuál es el precio de la auditoría LOPD?
El precio de la auditoría LOPD va a depender del tamaño de la empresa, la categoría de datos personales que maneja y el número de trabajadores. Por esta razón es necesario hacer una evaluación de estos aspectos previamente.
Los organismos que se encargan de efectuar estas auditorías realizan esta evaluación para poder presentar un presupuesto adecuado a las necesidades de cada cliente.
